Leitfaden zu formellen E-Mails in Englisch – BELS Malta

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Ein Schritt-für-Schritt Leitfaden zu formellen E-Mails in Englisch

Das Schreiben von E-Mails in Englisch ist eine essenzielle Fähigkeit, die jeder beherrschen sollte. Heutzutage sind Emails die wichtigste Form der geschäftlichen Kommunikation. Sie sind schnell, unmittelbar und einfach abrufbar. Wegen der informellen Natur dieses Mediums, rutscht man schnell in einen umgangssprachlichen Ton in formellen Kontexten ab. Wie beim Schreiben von formellen Briefen in früheren Zeiten, gibt es auch für E-Mails einige Regeln und Stile zu befolgen. Das ist besonders wichtig, wenn du über deine E-Mails das Image des Unternehemens repräsentierst.

Checkliste zum Schreiben formeller E-Mails in Englisch

Hier sind die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt

1.  Schreibe eine effektive Betreffzeile

Denke genau und kreativ über deine Betreffzeile nach. Sie sollte die Aufmerksamkeit des Lesers wecken und gleichzeitig den Grund der E-Mail hervorzuheben. Die Wahl der Betreffzeile beeinflusst, ob deine E-Mail gelesen und wird und welche Priorität sie bekommt. Daneben ist sie wichtig für Suchanfragen, falls du die E-Mail später wiederfinden musst. Einige Beispiele für effektive Betreffzeilen sind:

  • Nachfolgend des heutigen Treffens
  • Freundliche Zahlungserinnerung
  • Feedback zum französischen Bericht benötigt
  • Aktualisieren des Webseiten- Inhalts

2. Nutze passende Begrüßungen

Es gibt verschiedene Stufen der Formalität bei formellen E-Mails, abhängig von deiner Beziehung zum Empfänger und dem Grund für die E-Mail.

  • To whom it may concern – benutze das nur, wenn du nicht weiß, an wen du die Email adressieren musst.
  • Dear Sir/Madam – Wenn du an eine Position schreibst, aber den Namen der Person nicht kennst.
  • Dear Mr Martin – Wenn du einem männlichen Kontakt schreibst.
  • Dear Ms Martin – Wenn du an einen weiblichen Kontakt schreibst, unabhängig des familiären Status.
  • Dear Dr Jones – Wenn du einem Doktor oder Professor schreibst.
  • Dear Andrea White – Nutze den ganzen Namen, wenn du das Geschlecht des Empfängers nicht kennst.

3.  Schreiben der ersten Zeilen

Grundsätzlich beginnen wir eine E-Mail mit einer Zeile, die erklärt, warum wir schreiben. Wenn wir an bekannte Personen schreiben, können wir oft mit Sätzen wir in dem Bild unten beginnen:

All diese Phrasen in den ersten 4 Spalten können als Satzbeginne für Geschäftskontakte oder Kollegen benutzt werden. In der letzten Spalte findest du Beispiele für Mögliche Enden.

4. Halte es präzise

Während eines Arbeitstages empfangen die Menschen unzählige E-Mails. Diese kurz und direkt zu halten stellt sicher, dass sie gelesen werden, leicht verdaulich sind und kurzfristig beantwortet werden. Während man das tut ist es wichtig, formell zu bleiben.

5. Gebrauch von formeller Sprache

Der Grat an Formalität den wir nutzen hängt davon ab, an wen wir schreiben, wie gut wir die Person kennen und warum wir schreiben. Grundsätzlich beinhaltet formelleres Schreiben längere, komplexere Sätze und Wörter, weniger Phrasenverben und weniger Abkürzungen.

Hier sind einige Beispiele von regulärer Sprache im Vergleich mit formeller Sprache:

  • It’s important > it is essential
  • Ask > enquire
  • At the moment > currently
  • Before > previously
  • Can you send me > I wonder if it would be possible for you to forward me
  • Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
  • It’d be great > I would be most grateful if you could…
  • On top of that > furthermore
  • We are sorry > we regret to inform you
  • If you need help > should you require any assistance…
  • If you cannot meet the deadline > in the event of any delay

5.  Habe einen klaren Grund

Nutze während der E-Mail einfache Sprache und Verbindungswörter, um dich gut auszudrücken. Wenn du fertig mit dem Schreiben bist, lies die E-Mail noch einmal und lösche unnötige Informationen. Stelle sicher, dass für den Leser verständlich ist, was er anschließend zu tun hat.

6. Formelle E-Mails beenden

Die Art und Weise, wie wir E-Mails beenden, hängt davon ab, an wen wir schreiben. Einige Verabschiedungen sind gängiger in formellen E-Mails, während andere in neutralen oder informellen E-Mails gängiger sind. Wenn du an Kollegen schreibst, kannst du neutrale Enden benutzen, wenn du sie gut kennst. Das gleiche gilt für Geschäftskontakte, Dienstleister oder Firmen, mit denen du ein gutes Verhältnis hast.

Hier sind einige Beispiele:

  • I look forward to hearing from you soon.
  • I look forward to your reply.
  • I look forward to receiving your feedback.
  • Thank you for your time and consideration.
  • Thank you in advance, looking forward to your feedback.
  • I would appreciate a quick response.

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