Pisanie profesjonalnych maili po angielsku – BELS Malta

Sprawdź nasza aktualną ofertę!

Przewodnik krok po kroku po pisaniu maila po angielsku

Pisanie maila po angielsku jest kluczową umiejętnością, którą każdy powinien doskonalić. Obecnie e-maile to najpopularniejsza forma komunikacji biznesowej. Są szybkie, natychmiastowe i łatwo dostępne. Często z uwagi na nieformalną naturę tego środka przekazu, łatwo przejść na swobodny ton, nawet przekazując profesjonalny kontekst. Podobnie jak w pisanych kiedyś listach, również w pisaniu e-maili jest kilka zasad, których musisz się trzymać. Jest to szczególnie ważne, kiedy swoim e-mailem reprezentujesz wizerunek firmy.

Lista rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę pisaniu maila po angielsku

Poniżej najważniejsze rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę.

1.  Skuteczny temat emaila

Dokładnie przemyśl temat maila i bądź kreatywny. Przyciągnie on uwagę czytającego i poinformuje o celu twojego e-maila. Wybór tematu przesądzi o tym czy zostanie on przeczytany i jaki zostanie mu nadany priorytet. Jest to również ważne, aby móc później odnaleźć danego e-maila. Kilka przykładów dobrego tematu maila poniżej:

  • Following up on today’s meeting (Odnośnie dzisiejszego spotkania)
  • Gentle reminder regarding payment (Przypomnienie o płatności)
  • Feedback needed on French report (Potrzebna informacja zwrotna na temat raportu francuskiego)
  • Updating website content (Zmiany w stronie internetowej)

2. Właściwe powitanie

Jest wiele stopni formalności w pisaniu profesjonalnych maili po angielsku w zależności od twojego związku z odbiorcą i celu e-maila.

  • To whom it may concern (do wszystkich zainteresowanych) – użyj tego tylko wtedy, kiedy nie wiesz do kogo zaadresować maila.
  • Dear Sir/Madam (Szanowna Pani/ Szanowny Panie) – użyj tego, kiedy piszesz do osoby na konkretnym stanowisku, ale nie znasz jej imienia.
  • Dear Mr Martin (Szanowny Panie Martin) – kiedy piszesz do konkretnego mężczyzny, którego nazwisko znasz.
  • Dear Ms Martin (Szanowna Pani Martin) – kiedy piszesz do kobiety, której nazwisko znasz. Możesz tego użyć niezależnie od jej stanu cywilnego.
  • Dear Dr Jones (Szanowny Doktorze Jones) – kiedy piszesz do doktora lub profesora uniwersytetu.
  • Dear Andrea White (Szanowny/a Andrea White) – napisz całe imię i nazwisko, kiedy nie jesteś pewny płci odbiorcy.

3.  Pierwsza linijka

Zazwyczaj zaczynamy pisanie maila po angielsku od wyjaśnienia powodu, dla którego piszemy. Kiedy piszemy do osób, które znamy możemy zacząć od jednego ze zdań z poniższego obrazka.

Wszystkie zwroty z pierwszych 4 kolumn mogą być użyte do rozpoczęcia zdania przy pisaniu maila po angielsku. W ostatniej kolumnie zobaczysz przykładowe zakończenia.

4. Pisz zwięźle

Podczas normalnego dnia w pracy ludzie dostają niezliczoną ilość e-maili. Pisząc email krótko i zwięźle masz pewność, że zostanie on przeczytany, zrozumiany i że otrzymasz szybką odpowiedź. Pamiętaj, żeby brzmieć profesjonalnie.

5. Używaj formalnego języka

Stopień formalności, którego używamy, kiedy piszemy do ludzi, zależy od tego do kogo piszemy, jak dobrze go znamy i dlaczego do niego piszemy. Ogólnie bardziej formalny język wymaga dłuższych, bardziej kompleksowych zdań, więcej wielosylabowym słów, mniej czasowników frazalnych i skrótów.

Poniżej kilka przykładów zmiany normalnego języka na bardziej formalny.

  • It’s important > it is essential
  • Ask > enquire
  • At the moment > currently
  • Before > previously
  • Can you send me >  I wonder if it would be possible for you to forward me
  • Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
  • It’d be great > I would be most grateful if you could…
  • On top of that >  furthermore
  • We are sorry > we regret to inform you
  • If you need help > should you require any assistance…
  • If you cannot meet the deadline > in the event of any delay

5.  Miej wyraźny cel

Używaj prostego języka w swoim e-mailu i łączników zdania, aby być dobrze zrozumianym. Kiedy skończysz pisanie maila po angielsku, przeczytaj go ponownie i zacznij usuwać wszystkie zbędne informacje. Upewnij się, że dla odbiorcy jest jasne, co ma zrobić po przeczytaniu twojego e-maila.

6. Kończenie profesjonalnego e-maila

To w jaki sposób zakończysz swojego maila, zależy od tego do kogo piszesz. Niektóre zakończenia są bardziej powszechne w formalnych emailach, podczas gdy inne spotykamy w emailach neutralnych i nieformalnych. Kiedy piszesz do kolegów z pracy, których dobrze znasz, możesz użyć neutralnego zakończenia. Podobnie kiedy piszesz do partnerów biznesowych i dostawców usług, z którymi jesteś w dobrych stosunkach.

Poniżej kilka przykładów

  • I look forward to hearing from you soon. (Do szybkiego usłyszenia)
  • I look forward to your reply. (Będę czekał na Twoją odpowiedź)
  • I look forward to receiving your feedback. (Będę czekał na informację zwrotną)
  • Thank you for your time and consideration. (Dziękuje za poświęcony czas i uwagę)
  • Thank you in advance, looking forward to your feedback. (Z góry dziękuje i czekam na informację zwrotną)
  • I would appreciate a quick response. (Byłbym wdzięczny za szybką odpowiedź)

Chcesz poprawić umiejętność pisania maili po angielsku? Skorzystaj z indywidualnych sesji treningowych pod okiem doświadczonego nauczyciela.

Wyślij do nas e-mail