Покрокове керівництво з написання професійних листів англійською
Написання електронних листів англійською мовою – важливий життєвий навик, яким повинен опанувати кожен. В даний час електронна пошта – найпоширеніша форма ділового спілкування. Вона працює швидко, негайно і легко доступна. Часто через неформальний характер спілкування легко перейти на невимушений тон, незважаючи на те, що ви спілкуєтеся в професійному контексті. Однак, як і у випадку з офіційним листом в минулі часи, в професійному листі є набір правил і стилів, яких потрібно дотримуватися. Це особливо важливо, коли ви представляєте імідж своєї компанії в діловій електронній пошті.
Контрольний список для написання офіційних електронних листів англійською
Ось основні аспекти, про які слід пам’ятати.
1. Чітке вказання теми
Ретельно і творчо подумайте про тему вашого листа. Вона має привертати увагу читача і в той же час вказувати на мету електронного листа. Вибір теми впливає на те, чи буде ваш лист прочитано, і на пріоритет. Крім того, це також важливо для ефективних результатів пошуку, якщо ви коли-небудь захочете легко знайти конкретну адресу електронної пошти. Ось деякі приклади ефективних тем:
- В продовження сьогоднішньої зустрічі
- М’яке нагадування про оплату
- Потрібен зворотний зв’язок по французькому звіту
- Оновлення змісту веб-сайту
2. Використання відповідних привітань
У професійному написанні електронних листів існують різні рівні формальностей, в залежності від ваших відносин і мети листа.
- To whom it may concern – (Кого це може стосуватися) – Використовуйте тільки в тому випадку, якщо ви не знаєте, кому слід адресувати електронний лист.
- Dear Sir/Madam – (Шановний пане/ пані) – Використовуйте, коли пишете людині з конкретною посадою, але без імені контакту.
- Dear Mr Martin – (Шановний містер Мартін) – Використовуйте, коли пишете вказаному чоловікові.
- Dear Ms Martin – (Шановна пані Мартін) – Використовуйте, коли пишете вказаній контактній особі-жінці. Використовується для всіх жінок незалежно від сімейного стану.
- Dear Dr Jones – (Шановний д-р Джонс) – Використовуйте, коли пишете доктору або професору (професорам університету).
- Dear Andrea White – (Шановна Андреа Уайт) – Введіть повне ім’я, якщо ви не знаєте стать одержувача.
3. Написання першого рядка
Зазвичай ми починаємо електронні листи з рядка, що пояснює, чому саме ми пишемо. Людям, яких ми вже знаємо, ми можемо почати з речень, подібних до зображених нижче:
Всі ці фрази в перших 4 стовпчиках можна використовувати в якості початку речень для ділових зустрічей або колег. В останньому стовпці ви можете побачити приклад можливих кінцівок.
4. Лаконічність
Протягом робочого дня люди отримують велику кількість листів. Якщо електронні листи будуть короткими і прямими, можете бути впевненим, що їх прочитають, зрозуміють і ви отримаєте своєчасну відповідь. При цьому також необхідно залишатися професіоналом.
5. Використання формальної мови
Ступінь формальності, яку ми використовуємо, коли пишемо людям, залежить від того, кому ми пишемо, наскільки добре ми знайомі і чому пишемо. Коротко кажучи, формальний лист включає довші і складні речення, більше складних слів, менше фразових дієслів, скорочень і абревіатур.
Ось кілька прикладів звичайних фраз, замінених професійною мовою:
- It’s important > it is essential
- Ask > enquire
- At the moment > currently
- Before > previously
- Can you send me > I wonder if it would be possible for you to forward me
- Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
- It’d be great > I would be most grateful if you could…
- On top of that > furthermore
- We are sorry > we regret to inform you
- If you need help > should you require any assistance…
- If you cannot meet the deadline > in the event of any delay
5. Чітка мета
У листі використовуйте просту мову і слова-посилання, щоб усе добре пояснити. Коли ви закінчите писати професійний електронний лист, перечитайте його і видаліть зайву інформацію. Переконайтеся, що читачеві ясно, що їм потрібно робити після того, як він прочитає лист.
6. Закінчення професійних листів
Формат написання закінчення електронного листа залежить від того, кому ми пишемо. Деякі закінчення більш характерні для офіційних листів, а інші – для нейтральних або неформальних листів. Коли ви пишете колегам, ви можете використовувати нейтральні закінчення, якщо ви добре з ними знайомі. Те ж саме можна сказати про ділових знайомих, постачальників послуг або асоціації, з якими у вас склалися хороші відносини.
Ось деякі приклади:
- I look forward to hearing from you soon (Чекаю вашої відповіді найближчим часом).
- I look forward to your reply (З нетерпінням чекаю вашої відповіді).
- I look forward to receiving your feedback (З нетерпінням чекаю відгуку).
- Thank you for your time and consideration (Дякую за ваш час і увагу).
- Thank you in advance, looking forward to your feedback (Заздалегідь дякуємо вам, чекаємо ваших відгуків).
- I would appreciate a quick response (Буду вдячний за швидку відповідь).
Вам потрібно поліпшити свої навички написання електронних листів англійською мовою? Скористайтеся перевагами індивідуальних занять з досвідченим учителем.
