Écrire un mail en anglais : e-mail professionnel - BELS Malte

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Guide étape par étape pour écrire un mail en anglais

Écrire un mail en anglais est une compétence indispensable que chacun doit maîtriser. De nos jours, les e-mails sont la forme la plus commune de communication professionnelle. Ils sont rapides, immédiats et facilement accessibles. Souvent, du fait de leur qualité informelle, il est facile d’employer un ton décontracté en dépit de leur nature professionnelle. En revanche, tout comme leurs ancêtres les lettres manuscrites, il y a des règles et styles à respecter. C’est particulièrement important car vous représentez l’image de votre entreprise a travers ces mails professionnels.

Liste des choses à vérifier pour écrire un mail en anglais

Voici les principaux aspects à garder en tête.

1.  Avoir un objet pertinent

Réfléchissez soigneusement et avec créativité à l’objet de votre e-mail. Il doit capturer l’attention de votre destinataire et en même temps donner le but de votre courriel. Le choix de votre objet décidera de la priorité de votre mail et s’il sera lu ou non. En dehors de ça, il est aussi pertinent pour une recherche efficace si vous avez besoin de rechercher un mail spécifique facilement. Quelques exemples d’objets d’e-mails pertinents :

  • Following up on today’s meeting (Retour sur la réunion d’aujourd’hui)
  • Gentle reminder regarding payment (Rappel concernant le paiement)
  • Feedback needed on French report (Retour sur le compte-rendu en français)
  • Updating website content (Mise à jour du contenu du site web)

2. Utiliser les formules de politesse appropriées

Il y a différents niveaux de formalités dans l’écriture d’un e-mail professionnel en fonction du destinataire et du sujet du mail.

  • To whom it may concern – Utilisé uniquement lorsque vous ne savez pas à qui adresser l’e-mail.
  • Dear Sir/Madam – Utilisé lorsque vous écrivez à un poste particulier sans avoir un contact nommé.
  • Dear Mr Martin – Utilisé lorsque vous écrivez à un destinataire masculin.
  • Dear Ms Martin – Utilisé lorsque vous écrivez à un destinataire féminin (peu importe la situation maritale).
  • Dear Dr Jones – Lorsque vous écrivez à un docteur ou un professeur d’université
  • Dear Andrea White – Ècrivez le nom en entier lorsque vous êtes incertain sur le genre de la personne.

3.  Écrire la première ligne

On commence généralement un mail avec une phrase expliquant pourquoi on écrit. Pour les personnes que vous connaissez déjà, vous pouvez commencer par des phrases comme celles des images ci-dessous :

Toutes les phrases des 4 premières colonnes peuvent être utilisées avec des connaissances professionnelles ou collègues. Dans la dernière colonne, vous trouverez des exemples de conclusions d’e-mail.

4. Soyez bref

Durant le court d’une journée, on reçoit d’innombrables mails. Être bref et précis assurera que votre e-mail soit lu, facilement assimilable et répondu dans un délai convenable. Il est également nécessaire de rester professionnel dans cette circonstance.

5. Utilisez un langage formel

Le degré de formalité utilisé lorsque vous écrivez à quelqu’un dépend de la personne à laquelle vous écrivez, à quel point vous la connaissez et le motif de votre e-mail. De manière général, plus le mail est formel, plus vos phrases seront longues et complexes, avec du vocabulaire plus soutenu, moins de verbes à particule, moins de contractions et moins d’abréviations.

Voici quelques exemples de phrases courantes transformées en phrases professionnelles :

  • It’s important > it is essential
  • Ask > enquire
  • At the moment > currently
  • Before > previously
  • Can you send me >  I wonder if it would be possible for you to forward me
  • Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
  • It’d be great > I would be most grateful if you could…
  • On top of that >  furthermore
  • We are sorry > we regret to inform you
  • If you need help > should you require any assistance…
  • If you cannot meet the deadline > in the event of any delay

5.  Avoir un objectif précis

Dans votre e-mail, utilisez un langage simple et des mots de liaison pour vous exprimer clairement. Lorsque vous terminez d’écrire un mail en anglais, relisez-vous et supprimez toutes les informations inutiles. Veillez à ce que votre destinataire sache ce qu’il a à faire après avoir lu votre courriel.

6. Conclure vos e-mails professionnels

La façon de conclure vos mails dépend de votre destinataire. Certaines conclusions sont plus communes pour des e-mails formels tandis que d’autres sont plus courantes pour des mails neutres ou informels. Lorsque vous écrivez à des collègues, vous pouvez utiliser des conclusions neutres si vous êtes familiers avec eux. Ce qui est le cas pour vos connaissances professionnelles, fournisseurs de services ou associations avec lesquels vous entretenez une bonne relation.

Voici quelques exemples :

  • I look forward to hearing from you soon. (Dans l’attente de vos nouvelles)
  • I look forward to your reply. (Dans l’attente de votre réponse)
  • I look forward to receiving your feedback. (Dans l’attente de votre retour)
  • Thank you for your time and consideration. (Merci pour votre temps et votre attention)
  • Thank you in advance, looking forward to your feedback. (Merci d’avance, en attendant votre retour)
  • I would appreciate a quick response. (Une réponse rapide de votre part serait appréciable)

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