Como escrever um email em inglês de forma profissional
Saber como escrever e-mails em inglês é utilidade para vida toda. Atualmente o e-mail é a forma de comunição profissional mais comum. São rápidos, imediatos e de fácil acesso. E com frequência damos uma fugidinha da comunição profissional e falamos informalmente. E como antigamente com as cartas, aprender como escrever um e-mail profissional em inglês é importante na sua vida profissional. Principalmente quando estiver representando a imagem de sua empresa através de e-mails.
Checklist de como escrever um e-mail em inglês
Veja aqui os principais pontos para ser lembrados
1. Seja objetivo no assunto
Tenha cuidado e criatividade quando escrever o assunto do e-mail. Tem que captar a atenção do leitor e ao mesmo tempo ter um objetivo. Senão correrá riscos de não levarem em consideração seu e-mail. Além disso é importante quando for procurar por um e-mail em específico. Alguns exemplos de como ser objetivo e eficiente no assunto:
- Follow-up sobre a reunião de hoje
- Apenas um lembrete sobre o pagamento
- Feedback sobre o relatório em francês
- Atualizando o conteúdo digital
2. Usando saudações apropriadas
Tem vários níveis de formalidade e como usar quando for escrever um e-mail profissional em inglês, dependerá do relacionamento que tem com a pessoa e assunto do e-mail.
- To whom it may concern – Use somente quando não sabe a quem endereçar o e-mail.
- Dear Sir/Madam – Use quando for escrever um e-mail e não sabe a quem endereçar.
- Dear Mr Martin – Use quando escrever para alguém do sexo masculino.
- Dear Ms Martin – Use para pessoas do sexo feminino, independente do estado civil.
- Dear Dr Jones – Use quando for escrever um e-mail para doutor ou professor universário.
- Dear Andrea White – Digite o nome inteiro da pessoa caso não saiba o sexo da pessoa.
3. Escrevendo as primeiras linhas
Geralmente começamos a escrever um e-mail em inglês contando o porquê estamos escrevendo. Para pessoas que conhecemos podemos começar conforme a imagem a seguir:
Todas as frases nas primeiras 4 colunas podem ser usadas para começar uma sentença de forma profissional ou para um colega de trabalho. Na última coluna, você pode ver exemplo de como terminar um e-mail.
4. Seja claro e sucinto
Durante o dia, as pessoas recebem inúmeros e-mails. Ser direto e claro no seu e-mail irá garantir uma digestão mais rápida e ter uma resposta imediata também. Mas mesmo sendo sucinto, mantenha a línguagem de forma profissional.
5. Use uma línguagem formal
O grau de formalidade usado dependerá para quem estiver escrevendo o e-mail, quanto o conhecemos e o motivo pela qual estamos escrevendo o e-mail. Normalmente e-mails formais tendem a ser longos, com frases mais complexas, palavras multi silábicas, expressões (phrasal verbs), contrações e abreviações.
Veja aqui alguns exemplo de escrita regular, mudadas para forma profissional:
- It’s important > it is essential
- Ask > enquire
- At the moment > currently
- Before > previously
- Can you send me > I wonder if it would be possible for you to forward me
- Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
- It’d be great > I would be most grateful if you could…
- On top of that > furthermore
- We are sorry > we regret to inform you
- If you need help > should you require any assistance…
- If you cannot meet the deadline > in the event of any delay
5. Tenha um objetivo claro
Use uma línguagem simples, e palavras chaves para explicar o que precisa. Saber como escrever e-mails profissionais em inglês, quando terminar, leia novamente e apague informações desnecessárias. tenha certeza que está sendo claro para quem estiver lendo o e-mail.
6. Encerrando o e-mail
A forma que encerramos o e-mail dependerá para quem estamos escrevendo. Algumas formas de terminar o email dependerá se está sendo formal, neutro ou informal. Quando estiver escrevendo para colegas de trabalho, você pode usar uma forma mais neutra. O mesmo pode ser aplicado para e-mails profissionais, fornecedores ou organizaçõe que você tenha um bom relacionamento.
Veja aqui alguns exemplo:
- I look forward to hearing from you soon.
- I look forward to your reply.
- I look forward to receiving your feedback.
- Thank you for your time and consideration.
- Thank you in advance, looking forward to your feedback.
- I would appreciate a quick response.
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