英語で丁寧なEメールを書くための完全ガイド
英語でのEメール作成は、誰もが習得すべき必須のライフスキルです。今日、電子メールはビジネスコミュニケーションの最も一般的な方法です。素早く、即座に、そして簡単にアクセスすることができます。そのため、プロフェッショナルな場であるにもかかわらず、ついついカジュアルな口調になってしまうことがあります。しかし、かつての手紙の書き方のように、Eメールの書き方にも一定のルールとスタイルがあります。特に、企業イメージを表現するビジネスメールでは重要です。
英語でのフォーマルなメールを書くためのチェックリスト
ここでは、主な留意点をご紹介します。
1. 効果的な件名の書き方
件名は慎重に、かつクリエイティブに考えましょう。読み手の注意を引きつけると同時に、メールの目的を述べる必要があります。件名の選択によって、メールが読まれるかどうか、また優先順位が変わります。また、特定のメールを簡単に見つけたい場合、効果的な検索結果を得るためにも重要です。効果的な件名の例としては、以下のようなものがあります。
- Following up on today’s meeting（会議の内容に付け足し）
- Gentle reminder regarding payment（支払いに関する簡単な注意事）
- Feedback needed on French report（フランス語のレポートに対するフィードバック）
- Updating website content（ウェブサイトコンテンツの更新）
2. 適切な敬語の使い方
プロフェッショナルなメールには、関係性やメールの目的によって、さまざまなレベルのフォーマルさがあります。
- To whom it may concern – 誰にメールを送らなければならないか分からない場合にのみ使用します。
- Dear Sir/Madam – 担当者がいない役職に書く場合に使用します。
- Dear Mr Martin – 名前のある男性連絡先に手紙を書くときに使います
- Dear Ms Martin – 女性に手紙を書くときに使います。配偶者の有無に関係なく、すべての女性に使用します。
- Dear Dr Jones – 医師や教授（大学教授）に手紙を書くときに使用します。
- Dear Andrea White – 相手の性別がわからない場合、名前全体を入力します。
3. 一行目の書き方
一般的に、なぜメールを書いているかという理由を一行目に書いています。すでに知っている人に対しては、下の画像のような文頭から始めることが多いです。
これらのフレーズはすべて、ビジネス上の知人や同僚に使うことができます。最後の欄には、語尾の例を示しています。
4. 簡潔に伝える
普段の仕事では、数え切れないほどの量のメールを受け取ることになります。メールを短く、直接的な表現にすることで、メールを読んでもらい、消化しやすく、タイムリーに返信することができます。また、プロフェッショナルであることも必要です。
5. フォーマルな言葉の使用
人に手紙を書くとき、どの程度の形式を用いるかは、相手や相手のことをどの程度知っているか、また書く内容によって異なります。一般的に、よりフォーマルな文章は、より長く、より複雑な文章で多くの多音節の単語かつ、少ない句動詞、短縮形、略語が含まれます。
ここでは、通常の文章を専門的な文章に変えた例をいくつか紹介します。
- It’s important > it is essential
- Ask > enquire
- At the moment > currently
- Before > previously
- Can you send me > I wonder if it would be possible for you to forward me
- Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
- It’d be great > I would be most grateful if you could…
- On top of that > furthermore
- We are sorry > we regret to inform you
- If you need help > should you require any assistance…
- If you cannot meet the deadline > in the event of any delay
5. 目的が明確であること
メール全体を通して、シンプルな言葉を言葉を使い、うまく説明することが重要です。メールを書き終えたら、再読し、余分な情報を削除することから始めましょう。読み手がそのメールを読んで何をすべきなのかが明確になるようにしましょう。
6. プロフェッショナルなメールの締めくくり
メールの終わり方は、誰に宛てて書くかによって異なります。フォーマルなメールに多い語尾もあれば、ニュートラルなメールに多い語尾もあります。同僚に書く場合、かなり親しい間柄であれば、中立的な語尾を使うことができます。ビジネス上の知人、サービスプロバイダーや団体など、親密な間柄の相手にも同じことが言えます。
例：
- I look forward to hearing from you soon.（近日中にご連絡をお待ちしております。）
- I look forward to your reply.（お返事お待ちしております。）
- I look forward to receiving your feedback.（ご感想/意見をお待ちしております。）
- Thank you for your time and consideration.（お時間をいただき、ありがとうございました。）
- Thank you in advance, looking forward to your feedback.（フィードバックお願いします。お礼を先にいいます、ありがとうございます。）
- I would appreciate a quick response.（ 迅速な対応をお願いします。）
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