Руководство по написанию электронных писем на английском
Написание электронных писем на английском языке — важный жизненный навык, которым должен овладеть каждый. В настоящее время электронная почта — самая распространенная форма делового общения. Она работает быстро, незамедлительно и легко доступна. Часто из-за неформального характера общения легко перейти на непринужденный тон, несмотря на то, что вы общаетесь в профессиональном контексте. Тем не менее, как и в случае с официальным письмом в прошлые времена, в электронном письме есть набор правил и стилей, которым нужно следовать. Это особенно важно, когда вы представляете имидж своей компании в деловой электронной почте.
Cписок вещей для написания официальных электронных писем на английском
Вот основные аспекты, о которых следует помнить.
1. Указание темы
Тщательно и творчески продумайте тему. Она должна привлекать внимание читателя и в то же время указывать на цель электронного письма. Выбор темы влияет на то, будет ли ваше письмо прочитано, а также на приоритет вашего письма. Кроме того, это важно для эффективных результатов поиска, если вы когда-нибудь захотите легко найти конкретный адрес электронной почты. Вот примеры эффективных тем:
- В продолжение сегодняшней встречи
- Мягкое напоминание об оплате
- Требуется обратная связь по французскому отчету
- Обновление содержания веб-сайта
2. Использование соответствующих приветствий
В профессиональном написании электронного письма существуют разные уровни формальности, в зависимости от ваших отношений и цели письма.
- To whom it may concern — используйте только в том случае, если вы не знаете, кому следует адресовать электронное письмо.
- Dear Sir/Madam – используйте, когда пишите на должность без имени контакта.
- Dear Mr Martin – Используйте, когда пишете названному мужчине.
- Dear Ms Martin – Используйте, когда пишете указанному контактному лицу-женщине. Используется для всех женщин независимо от семейного положения.
- Dear Dr Jones – Используйте, когда пишете доктору или профессору (профессорам университета).
- Dear Andrea White – Введите полное имя, если вы не знаете пол получателя.
3. Первая строчка
Обычно мы начинаем электронные письма со строки, объясняющей, почему мы пишем. Людям, которых мы уже знаем, мы можем часто начинать с первых предложений, подобных этим на изображении ниже:
Все эти фразы в первых 4 столбцах можно использовать в качестве начала предложения для деловых встреч или коллег. В последнем столбце вы можете увидеть пример возможных концовок.
4. Лаконичность
В течение обычного рабочего дня люди получают бесчисленное количество писем. Если электронные письма будут короткими и прямыми, ваше письмо будет прочитано, легко усвоено и получен своевременный ответ. При этом также необходимо оставаться профессионалом
5. Формальный язык
Степень формальности, которую мы используем, когда пишем людям, зависит от того, кому мы пишем, насколько хорошо мы их знаем и почему пишем. Вообще говоря, более формальное письмо включает более длинные и сложные предложения, больше многосложных слов, меньше фразовых глаголов и меньше сокращений.
Вот несколько примеров обычных фраз, замененных профессиональным языком:
- It’s important > it is essential
- Ask > enquire
- At the moment > currently
- Before > previously
- Can you send me > I wonder if it would be possible for you to forward me
- Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
- It’d be great > I would be most grateful if you could…
- On top of that > furthermore
- We are sorry > we regret to inform you
- If you need help > should you require any assistance…
- If you cannot meet the deadline > in the event of any delay
5. Ясная цель
В письме используйте простой язык и используйте вводные слова, чтобы хорошо объяснить себя. Когда вы закончите писать профессиональное электронное письмо, перечитайте его и начните удалять лишнюю информацию. Убедитесь, что читателю ясно, что необходимо сделать после прочтения письма.
6. Завершение профессионального письма
Как мы заканчиваем электронные письма, зависит от того, кому мы пишем. Некоторые окончания более характерны для официальных писем, а другие — для нейтральных или неформальных писем. Когда вы пишете коллегам, вы можете использовать нейтральные окончания, если вы хорошо с ними знакомы. То же самое можно сказать о деловых знакомых, поставщиках услуг или ассоциациях, с которыми у вас сложились хорошие отношения.
Здесь несколько примеров:
- С нетерпением жду вашего ответа
- С нетерпением жду вашего отзыва
- Спасибо за ваше время и внимание
- Заранее благодарим вас, ждем вашего ответа
- Буду признателен за быстрый ответ
Вам нужно улучшить свои навыки написания электронных писем на английском языке? Воспользуйтесь преимуществами индивидуальных тренировок с опытным преподавателем.
