İngilizce Profesyonel E-posta Yazmak İçin Adım Adım Kılavuz

İngilizce e-posta yazmak, herkesin ustalaşması gereken temel bir beceridir. Günümüzde e-postalar, iş yerlerindeki iletişimin en yaygın biçimidir. Hızlı, anında ve kolayca erişilebilirler. Profesyonel bağlamlarda iletişim kurmanıza rağmen çoğu zaman, ortamın gayri resmi doğası nedeniyle e-posta’nın günlük bir dile dönmesi mümkündür. Yine de, tıpkı eskiden resmi mektup yazımlarında olduğu gibi, profesyonel e-posta yazarlığında da uyulması gereken bir dizi kural vardır. Bu kurallar, özellikle şirketinizi iş e-postası aracılığıyla temsil ettiğinizde önemlidir.

İngilizce Resmi E-posta Yazma Kontrol Listesi

İşte akılda tutulması gereken ana maddeler.

1. Etkili konu satırları yazmak

Konu satırınız hakkında dikkatli olun ve yaratıcı fikirlerler bulmaya çalışın. Bu kısım okuyucunun dikkatini çekmeli ve aynı zamanda e-postanın amacını belirtmelidir. Konu satırı seçimi, e-postanızın okunup okunmayacağını ve ona nasıl bir öncelik verileceğini etkiler. Bunun dışında, belirli bir e-postayı kolayca bulmak istiyorsanız, konu satırı etkili arama sonuçlarıyla da bağlantılıdır. Bazı etkili konu satırı örnekleri:

Bugünkü toplantının özeti
Ödemeyle ilgili nazik hatırlatma
Fransızca rapora geri bildirim gerekiyor
Web sitesi içeriğinin güncellenmesi

2. Uygun şekilde selamlama

İlişkinize ve e-postanın amacına bağlı olarak, profesyonel e-posta yazımında farklı formalite seviyeleri vardır.

To whom it may concern – İlgili Kişiye- Yalnızca e-postayı kime göndermeniz gerektiğini bilmediğiniz zaman kullanın
Dear Sir/Madam – Sayın Beyefendi/Hanımefendi – Belli bir bir kişiye değil, bir yere yazarken kullanın.
Dear Mr Martin – Sayın Bay Martin – İsmini bildiğiniz bir erkeğe mail yazarken kullanın.
Dear Ms Martin – Sayın Bayan Martin – İsmini bildiğiniz bir kadına mail yazarken kullanın. Medeni duruma bakılmaksızın tüm kadınlar için kullanabilirsiniz.
Dear Dr Jones – Sayın Dr Jones – Bir doktora veya profesöre (üniversite profesörleri) yazarken kullanın.
Dear Andrea White – Sevgili Andrea White – Alıcının cinsiyetinden emin değilseniz tam adı yazın.

3. İlk satırı yazma

E-postalara genellikle onları neden yazdığımızı açıklayan bir satırla başlarız. Tanıdığımız insanlara yazarken, aşağıdaki resimdekilere benzer cümle başlatıcılarla başlayabiliriz:

İlk 4 sütundaki tüm bu ifadeler, iş arkadaşları veya iş ortakları ile cümle başlatıcı olarak kullanılabilir. Son sütunda ise olası bitirme ifadelerinin bir örneğini görebilirsiniz.

4. Kısa ve öz tutmak

Normal bir iş günü boyunca, insanlar sayısız miktarda e-posta alır. E-postaları kısa ve öz tutmak, e-postanızın okunmasını, kolayca sindirilmesini ve zamanında yanıtlanmasını sağlayacaktır. Bunu yaparken de profesyonel olmak gerekir.

5. Resmi Dil Kullanımı

İnsanlara yazarken kullandığımız formalite derecesi, kime yazdığımıza, onları ne kadar iyi tanıdığımıza ve yazma nedenimize bağlıdır. Genel olarak konuşursak resmi yazılar, daha uzun, daha karmaşık cümleler, daha çok heceli kelimeler, daha az öbek fiil, ve daha az kısaltma içerir.

İşte profesyonel yazıya dönüştürülen birkaç normal yazı örneği:

It’s important > Önemli > gerekli
Ask > Sor > sorgula
At the moment > şu an > şu anda
Before > Önce > daha önce
Can you send me > Bana gönderebilir misin > bana iletmenin mümkün olup olmayacağını merak ediyorum
Hope to hear > Duymak ümidiyle > Yakında sizden haber almayı dört gözle bekliyorum
It’d be great > Harika olurdu > Yapabilirseniz çok minnettar olurum
On top of that > Bunun üzerine > ayrıca
We are sorry > Üzgünüz > size bu haberi verdiğimiz için üzgünüz
If you need help > Yardıma ihtiyacınız olursa > herhangi bir yardıma ihtiyaç duymanız durumunda
If you cannot meet the deadline > Son teslim tarihini karşılayamazsanız > herhangi bir gecikme durumunda

5. Net bir amaca sahip olmak

E-posta boyunca, kendinizi iyi açıklamak için basit bir dil kullanın ve kelimeleri birbirine iyi bağlayın. E-posta’yı yazmayı bitirdiğinizde, yeniden okuyun ve gereksiz bilgileri mail’den çıkarmaya başlayın. Gönderdiğiniz e-postayı okuduktan sonra okuyucunun ne yapması gerektiğini açıkça anladığından emin olun.

6. Profesyonel e-mailleri sonlandırma

E-postaları sonlandırma şeklimiz, kime yazdığımıza bağlıdır. Bazı sonlar resmi e-postalar için, diğerleri ise resmi olmayan e-postalar için daha yaygındır. Meslektaşlarınıza yazarken, onlarla nötr bir ton kullanabilirsiniz. Aynı şey iş yerinde tanıdıklarınız, hizmet sağlayıcılarınız veya büyük bir uyum içinde olduğunuz kurumlar için de geçerli olabilir.

Bazı örnekler:

I look forward to hearing from you soon / Yakında sizden haber almak için sabırsızlanıyorum.
I look forward to your reply / Yanıtınızı bekliyorum
I look forward to receiving your feedback / Geri bildiriminiz için sabırsızlanıyorum
Thank you for your time and consideration / Vakit ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkürler
Thank you in advance, looking forward to your feedback / Şimdiden teşekkürler, görüşlerinizi bekliyorum
I would appreciate a quick response / Hızlı bir yanıt için minnettar olurum

İngilizce e-posta yazma becerilerinizi geliştirmeniz mi gerekiyor? Deneyimli bir öğretmenle kişiselleştirilmiş eğitim seanslarından yararlanın.

Bize e-posta