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Una guía detallada para escribir emails profesionales en inglés

Escribir emails en inglés es una habilidad esencial que todos deben dominar. Hoy en día, los correos electrónicos son la forma más común de comunicación empresarial. Son rápidos, inmediatos y de fácil acceso. A menudo, debido a la naturaleza informal del medio, es fácil adoptar un tono informal a pesar de comunicarse en contextos profesionales. Sin embargo, al igual que la redacción de cartas formales de tiempos pasados, con la redacción profesional de correos electrónicos hay un conjunto de reglas y estilos a seguir. Esto es especialmente importante cuando representa la imagen de su empresa a través del correo electrónico comercial.

Lista de verificación para escribir emails formales en inglés

Estos son los principales aspectos a tener en cuenta.

1.  Escribir las palabras claves en asunto

Piensa con cuidado y de manera creativa en su línea de asunto. Debes captar la atención del lector y, al mismo tiempo, indicar el propósito del correo electrónico. La elección de la línea de asunto influye en si se leerá su correo electrónico y en la prioridad que se le dará. Aparte de eso, también es relevante para resultados de búsqueda efectivos si alguna vez desea encontrar un correo electrónico específico fácilmente. Algunos ejemplos de líneas de asunto efectivas incluyen:

• Seguimiento de la reunión de hoy
• Recordatorio amable sobre el pago
• Comentarios necesarios sobre el informe francés
• Actualización del contenido del sitio web

2. Usar saludos apropiados

Existen diferentes niveles de formalidad en la redacción de correos electrónicos profesionales, según su relación y el propósito del correo electrónico.

• A quién corresponda (To whom it may concern): utilícelo solo cuando no sepa a quién debe dirigir el correo electrónico.
• Estimado señor / señora (Dear Sir/Madam): utilícelo cuando escriba a un puesto sin tener un contacto designado.
• Estimado Sr. Martin (Dear Mr Martin): utilícelo cuando escriba a un contacto masculino designado.
• Estimada Sra. Martin (Dear Ms Martin): utilícelo al escribir a una persona nombrada. Úselo para todas las mujeres independientemente de su estado civil.
• Estimado Dr. Jones (Dear Dr Jones): utilícelo al escribir a un médico o profesor (profesores universitarios).
• Estimada Andrea White (Dear Andrea White): escriba el nombre completo cuando no esté seguro del sexo del destinatario.

3.  Escribir la primera línea

Por lo general, los correos electrónicos comienzan con una línea que explica por qué escribimos. Para las personas que ya conocemos, a menudo podemos comenzar con iniciadores de oraciones como estos en la imagen a continuación:

Todas estas frases en las primeras 4 columnas se pueden usar como iniciadores de oraciones con exoneraciones comerciales o colegas. En la columna final, puedes ver un ejemplo de posibles finales.

4. Se preciso

A lo largo de un día laboral normal, las personas reciben una cantidad incontable de correos electrónicos. Mantener los correos electrónicos breves y directos asegurará que su correo electrónico sea leído, fácilmente digerible y respondido de manera oportuna. Al hacerlo, también es necesario seguir siendo profesional.

5. Uso de lenguaje formal

El grado de formalidad que usamos cuando escribimos a las personas depende de a quién le escribimos, qué tan bien los conocemos y el motivo de la escritura. En términos generales, la escritura más formal implica oraciones más largas y complejas, más palabras de varias sílabas, menos phrasal verbs, menos contracciones y pocas abreviaturas.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de escritura regular, transformados en escritura profesional:

• It’s important > it is essential
• Ask > enquire
• At the moment > currently
• Before > previously
• Can you send me >  I wonder if it would be possible for you to forward me
• Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
• It’d be great > I would be most grateful if you could…
• On top of that >  furthermore
• We are sorry > we regret to inform you
• If you need help > should you require any assistance…
• If you cannot meet the deadline > in the event of any delay

5.  Tener un propósito claro

A lo largo del correo electrónico, use un lenguaje simple y palabras de enlace para explicarse bien. Cuando termine de escribir un correo electrónico profesional, vuelva a leerlo y comience a eliminar información adicional. Asegúrese de que el lector tenga claro lo que debe hacer después de leer el correo electrónico.

6. Cierre de correos electrónicos profesionales

La forma en que finalizamos los correos electrónicos depende de a quién le escribamos. Algunas terminaciones son más comunes para los correos electrónicos formales, mientras que otras son más comunes para los correos electrónicos neutrales o informales. Cuando escriba a sus colegas, puede utilizar finales neutrales si está bastante familiarizado con ellos. Lo mismo se puede aplicar a los conocidos comerciales, proveedores de servicios o asociaciones con quienes tiene una gran relación.

Aquí hay unos ejemplos:

• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to your reply.
• I look forward to receiving your feedback.
• Thank you for your time and consideration.
• Thank you in advance, looking forward to your feedback.
• I would appreciate a quick response.

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