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영어 이메일을 전문적으로 작성하는 단계별 가이드

영어로 이메일을 작성하는 것은 모든 사람이 익혀야 할 필수적인 삶의 기술이 되었습니다. 오늘날 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 가장 일반적인 형태라고 할 수 있습니다. 빠르고, 즉시 쉽게 보내고 받을 수 있습니다. 종종 이런 매체는 비공식적이거나 가벼운 느낌의 특성 때문에, 전문적으로 사용을 함에도 불구하고 가볍게 생각할 수 있습니다. 그러나 과거의 공식적인 편지 및 문서 작성처럼, 전문적인 이메일 작성에서 지켜야 할 규칙과 스타일이 있습니다. 비즈니스 이메일은 회사의 이미지를 대표하기 때문에 특히 중요합니다.

공식적인 영어 이메일 작성을 위한 체크리스트

다음은 명심해야 할 점입니다.

1.  효과적인 제목 작성

제목에 대해 신중하고, 창의적으로 생각해야 합니다. 제목에는 받는 사람의 주의를 사로잡는 동시에 이메일의 목적을 명시해야 합니다. 제목에 따라 받는 사람이 이메일을 읽을지 여부와 우선 순위가 결정됩니다. 이와 별도로 특정 이메일을 쉽게 찾으려 할 때, 효과적인 검색 필터를 사용할 수도 있습니다. 효과적인 제목의 예는 다음과 같습니다.

•  Following up on today’s meeting (오늘 미팅 내용)

• Gentle reminder regarding payment (결제 승인 알림)

• Feedback needed on French report (프랑스어 보고서에 필요한 피드백)

• Updating website content (웹 사이트 컨텐츠 업데이트)

2. 적절한 인사말 사용

전문 이메일 작성은 받는 사람과 이메일의 목적에 따라 형식이 다릅니다.

• To whom it may concern – 대상 – 누구에게 이메일을 보내야 하는지 모를 경우에만 사용합니다.
• Dear Sir/Madam – 이메일 주소의 정확한 사람의 직책 및 이름을 모를 때 사용합니다.
• Dear Mr Martin – 남성에게 이메일을 보낼 경우 사용합니다.
• Ms Martin 씨에게 – 여성에게 이메일을 보낼 경우 사용합니다. 결혼 여부와 상관없이 모든 여성에게 사용 가능합니다.
• Dear Dr Jones – 의사나 교수(대학 교수)에게 이메일을 보낼 때 사용합니다.
• Dear Andrea White – 수신자의 성별을 잘 모를 경우 전체 이름을 입력합니다.

3.  첫 번째 줄 작성

일반적으로 글을 쓰고 있는 이유를 설명하는 줄로 이메일을 시작합니다. 이미 알고 있는 사람들에게는 종종 아래 이미지와 같은 문장으로 시작할 수 있습니다.

처음 4개의 열에 있는 모든 문구는 업무상 친분이 있거나 동료에게 사용할 수 있고, 문장을 처음 시작하는 문구이며, 마지막 열에서는 문장 끝의 사용하는 문구 예를 볼 수 있습니다.

4. 간결하게 유지

정규 근무 시간 동안 사람들은 셀 수 없이 많은 양의 이메일을 받습니다. 이메일을 짧고, 직접적으로 쓴다면 읽고 쉽게 요약할 수 있으며, 제 시간 안에 응답할 수 있습니다. 그러면서도 전문적으로 이메일을 쓰는 것이 필요합니다.

5. 공식적인 언어 사용

사람들에게 글을 쓸 때 사용하는 격식의 정도는 받는 사람에 따라 달라집니다. 일반적으로, 더 공식적인 메일에는 더 길고, 더 복잡한 문장, 더 많은 단어, 더 적은 구동사, 더 적은 약어가 포함됩니다.

다음은 일반적 이메일과 전문적으로 이메일을 쓸 때 다른 예입니다.

• It’s important(중요) > it is essential(필수)
• Ask(질문) > enquire(문의)
• At the moment(현재) > currently(현재)
• Before(이전) > previously(이전)
• Can you send me(보내주실 수 있나요?) >  I wonder if it would be possible for you to forward me(보내주실 수 있는지 궁금합니다.)
• Hope to hear(곧 연락 드리겠습니다.) > I look forward to hearing from you soon.(곧 연락 드리겠습니다.)
• It’d be great(좋습니다.) > I would be most grateful if you coud…(그렇게 해주시면 정말 감사하겠습니다.)
• On top of that(그뿐만 아니라) >  furthermore(게다가)
• We are sorry(죄송합니다.) > we regret to inform you(알려드리게 되어 유감입니다.)
• If you need help(도움이 필요한 경우) > should you require any assistance…(도움이 필요한 경우…)
• If you cannot meet the deadline(기한을 내에 못할 경우) > in the event of any delay(지연 되는 경우)

5.  명확한 목적

이메일에 전반적으로 간단한 언어와 관계 있는 단어들을 사용해 자신을 잘 설명하세요. 전문적인 영어 이메일 작성을 했다면 다시 읽어보고, 필요 없는 정보를 지웁니다. 이메일을 읽고, 받은 사람이 해야 할 일 및 목적이 무엇인지 명확히 해야 합니다.

6. 업무용 이메일 마무리

이메일을 마무리하는 방법은 누구에게 쓰느냐에 따라 다릅니다. 일부 마무리는 공식적인 이메일에 더 일반적으로 사용되는 반면에, 다른 마무리는 비공식 이메일에 더 많이 쓰이곤 합니다. 동료들이나 친분이 두터운 지인 등과 같이 잘 알고 있는 사람에게 글을 쓸 때는 비공식적인 마무리를 지을 수 있습니다.

다음은 몇 가지 예입니다.

• I look forward to hearing from you soon.(빠른 회신 기다리겠습니다.)
• I look forward to your reply.(회신 기다리겠습니다.)
• I look forward to receiving your feedback.(귀하의 피드백을 기다리겠습니다.)
• Thank you for your time and consideration.(귀중한 시간과 배려에 감사드립니다.)
• Thank you in advance, looking forward to your feedback.(미리 감사드리며, 귀하의 피드백을 기다리겠습니다.)
• I would appreciate a quick response.(빠른 답변 부탁드립니다.)

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