Příručka krok za krokem psaní profesionálních emailů v angličtině

Psaní emailů v angličtině je základ, proto by se měl každý naučit je psát co nejlépe. V současnosti jsou emaily nejčastější formou obchodní komunikace. Neboť jsou rychle, okamžitě a snadno dostupné. Vzhledem k neformálnímu přístupu se může občas stát, že emaily chytnou neformální charakter místo profesionálního stylu. Stejně jako kdysi bylo psaní formálních dopisů, mají profesionální emaily také řadu pravidel a styl, který je třeba dodržovat. Obzvláště důležité je to, když reprezentujete vaši firmu.

Kontrolní seznam pro psaní emailů v angličtině

Ukážeme vám, na co je dobré brát zřetel.

1. Vhodný předmět

Přemýšlejte pečlivě a kreativně o předmětu svého emailu. Měl by totiž upoutat adresátovu pozornost a zároveň vystihnout cíl emailu. Jaký zvolíte předmět, může ovlivnit, jestli bude váš email vůbec přečten a jaká důležitost mu bude nána. Kromě toho se to může hodit i později, když se rozhodnete tento email vyhledat. Příklady některých vhodných předmětů:

V návaznosti na dnešní schůzku
Platební upomínka
Hodnocení francouzské zprávy
Aktualizace webovek

2. Vhodné oslovení

Existuje několik způsobů, jak profesionálně oslovit adresáta ve svém emailu.

To whom it may concern – používá se pouze, když nevíte, komu máte email zaslat.
Dear Sir/Madam – používá se, když zasíláte email osobě na určité pozici, jejíž jméno neznáte.
Dear Mr Martin – používá se, když píšete osobě mužského pohlaví.
Dear Ms Martin – používá se, když píšete osobě ženského pohlaví. Univerzální oslovení bez ohledu na rodinný stav.
Dear Dr Jones – používá se, když píšete doktorovi či profesorovi (univerzitnímu profesorovi).
Dear Andrea White – pište celé jméno a příjmení, pokud si nejste jisti pohlavím osoby.

3. První řádek

Obecně se na začátku emailu píše důvod, proč ten email zasíláte. Jestli píšete lidem, které už znáte, můžete svůj email začít větami, které vidíte níže:

tabulka s frázemi pro formální e-maily v angličtině

Všechny fráze uvedené v prvních čtyřech sloupečcích mohou být použity na začátku emailu s obchodními partnery či kolegy. V posledním sloupečku vidíte příklady možného ukončení emailu.

4. Stručně a výstižně

Během obvyklého pracovního dne dostává každý bezpočet emailů. Je proto dobré psát emaily stručné a výstižné. Díky tomu si můžete být jisti, že si váš email přečtou, pochopí a včas na něj odpoví. I když píšete stručně, nezapomínejte na profesionalitu.

5. Formální jazyk

Stupeň formality, kterou používáme při psaní emailů v angličtině, záleží často na tom, komu píšeme, jak dobře známe osobu a také na důvodu. Obecně platí, že čím je email formálnější, tím obsahuje delší souvětí, víceslabičná slova, méně frázových sloves a méně zkratek.

Podívejte se na pár příkladů, jak se z obecného psaní dá udělat profesionální:

It’s important > it is essential
Ask > enquire
At the moment > currently
Before > previously
Can you send me > I wonder if it would be possible for you to forward me
Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
It’d be great > I would be most grateful if you could…
On top of that > furthermore
We are sorry > we regret to inform you
If you need help > should you require any assistance…
If you cannot meet the deadline > in the event of any delay

5. Jasný cíl

Při psaní emailů v angličtině používejte jednoduché fráze a spojky, abyste se lépe vyjádřili. Jakmile dopíšete email, přečtěte si ho a začněte promazávat zbytečné informace. Ujistěte se, že osoba po přečtení emailu pochopí, co má dělat.

6. Závěr profesionálních emailů

Jak bude vypadat konec našeho emailu, závisí z pravidla na tom, komu píšeme. Některé závěrečné fráze jsou typické pro psaní formálních emailů, jiné jsou pak neutrální či typické pro neformální emaily. Když píšete svým kolegům, můžete používat neutrální fráze, pokud se znáte dobře. To samé platí, když píšete svým dobrým obchodním partnerům či dodavatelům.

Pár příkladů: