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Guida passo per passo alla scrittura di email formali in inglese

Saper scrivere correttamente email formali in inglese è un’abilità essenziale che tutti hanno bisogno di padroneggiare sul luogo di lavoro. Al giorno d’oggi le email sono la forma più comune di comunicazione aziendale. Sono veloci, immediate e facilmente accessibili. Spesso, data la natura del mezzo, è facile sbagliare adottando un tono informale nonostante la comunicazione riguardi un contesto professionale. Proprio come quando si scrive una lettera professionale, la scrittura di email formali in inglese prevede una serie di regole e di stili da seguire. Questo è particolarmente importante quando si rappresenta l’immagine dell’azienda attraverso la posta elettronica aziendale.

Lista di riferimento per la scrittura di email formali in inglese

Ecco gli aspetti principali da tenere a mente.

1.  Oggetto dell’email chiaro e preciso

Pensa attentamente e creativamente a coloro che leggeranno la tua email. L’oggetto dell’email deve catturare l’attenzione del lettore e, allo stesso tempo, indicare lo scopo dell’email. La scelta dell’oggetto influenzerà il fatto che la vostra email verrà letta o meno e la priorità data. Oltre a ciò, la scelta dell’oggetto dell’email è rilevante anche per i risultati di ricerca, qualora abbiate bisogno di trovare un’email specifica tra le altre. Alcuni esempi in inglese di oggetto dell’email efficaci includono:

• Following up on today’s meeting – A seguito della riunione di oggi
• Gentle reminder regarding payment – Un gentile promemoria per il pagamento
• Feedback needed on French report – Feedback necessario sul report francese
• Updating website content – Aggiornamento dei contenuti del sito web

2. Saluta in maniera appropriata

Ci sono diversi livelli di formalità in inglese nella scrittura professionale delle email, a seconda del vostro rapporto e dello scopo dell’email stessa.

• To whom it may concern – Utilizzare solo quando non si sa a chi si deve indirizzare l’email.
• Dear Sir/Madam – Utilizzare quando si scrive ad una persona senza avere il nominativo preciso.
• Dear Mr Martin – Utilizzare quando si scrive ad un contatto di sesso maschile.
• Dear Ms Martin – Utilizzare quando si scrive ad un contatto di sesso femminile. È consigliato utilizzarlo per tutte le donne, indipendentemente dallo stato civile.
• Dear Dr Jones – Utilizzare per scrivere a un medico o a un professore (professori universitari).
• Dear Andrea White – Scrivete il nome per intero quando non siete sicuri del sesso del destinatario.

3.  Scrivere la prima riga

Generalmente iniziamo le email formali in inglese con una riga che spiega il motivo per cui stiamo scrivendo. Per le persone che già conosciamo, spesso possiamo iniziare con degli inizi di frase come quelli che troverete nell’immagine qui sotto:

Tutte le frasi nelle prime 4 colonne possono essere usate come frase di inizio con collaboratori e colleghi di lavoro. Nell’ultima colonna, invece, è possibile vedere un esempio di possibile conclusione di frase.

4. Sii conciso

Durante una normale giornata di lavoro, le persone ricevono una quantità innumerevole di email. Mantenere le email brevi e dirette garantirà che le vostre email siano lette, facilmente digeribili e che ricevano risposte tempestive. Nel fare ciò, è necessario ricordare di mantenere sempre la prpria professionalità.

5. Uso del linguaggio formale

Il grado di formalità che usiamo quando scriviamo alle persone dipende da chi scriviamo, da quanto bene le conosciamo e dal motivo per cui scriviamo. In generale, una scrittura più formale comporta frasi più lunghe e complesse, più parole multisillaba, meno verbi frasali, meno contrazioni e poche abbreviazioni.

Ecco alcuni esempi di scrittura regolare, trasformata in scrittura professionale:

• It’s important > it is essential
• Ask > enquire
• At the moment > currently
• Before > previously
• Can you send me >  I wonder if it would be possible for you to forward me
• Hope to hear > I look forward to hearing from you soon.
• It’d be great > I would be most grateful if you could…
• On top of that >  furthermore
• We are sorry > we regret to inform you
• If you need help > should you require any assistance…
• If you cannot meet the deadline > in the event of any delay

5.  Lo scopo deve essere chiaro e preciso

In tutta l’email utilizza un linguaggio chiaro e collega le parole per spiegarti bene. Quando avrai finito di scrivere la tua email formale in inglese, rileggila e inizia a rimuovere le informazioni aggiuntive. Assicurati che sia chiaro al lettore cosa deve fare dopo aver letto l’email.

6. Concludere un’email formale in inglese

Il modo in cui concludiamo le nostre email dipende dalla persona a cui scriviamo. Alcuni modi di terminare un’email in inglese sono più comuni per le email formali, mentre altri sono più comuni per le email informali. Quando si scrive ai colleghi, è possibile rimanere neutri sui finali se si ha familiarità con essi. Lo stesso può essere applicato per i conoscenti aziendali, i fornitori di servizi o le associazioni con cui si ha un ottimo rapporto.

Ecco alcuni esempi:

• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to your reply.
• I look forward to receiving your feedback.
• Thank you for your time and consideration.
• Thank you in advance, looking forward to your feedback.
• I would appreciate a quick response.

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