Guida completa per le riunioni di lavoro in inglese - BELS

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Consigli utili per prepararsi alle riunioni di lavoro in inglese

Le riunioni di lavoro in inglese possono essere difficili e stancanti per tutte le parti coinvolte, non solo per chi gestisce l’incontro. Ogni ruolo è caratterizzato da sfide specifiche e richiede specifiche competenze linguistiche. La consapevolezza di dover rappresentare al meglio la propria azienda mentre si utilizza una seconda lingua, aumenta la pressione sulle prestazioni e anche sulla capacità di stare al passo con il ritmo della riunione.

Questa guida vi darà la sicurezza necessaria non solo per sopravvivere, ma anche per eccellere durante la vostra prossima riunione di lavoro in inglese.

Gestire una riunione di lavoro in inglese

Sentirsi sicuri di sé nella sala riunioni è un must per chiunque lavori nel mondo degli affari. La persona che ha in mano le redini della riunione deve avere fiducia in se stessa, avere consapevolezza di quelle che sono le buone maniere, condurre la riunione così come è stata strategicamente programmata e riuscire a concludere l’accordo. Il tutto adattando il suo modo di pensare e di formulare le frasi in inglese! Sembra impossibile, vero?

Ecco alcune cose da tenere a mente:

1. Siate positivi e ottimisti

Battute e chiacchiere sono una parte molto delle riunioni di lavoro, in qualsiasi lingua. È facile dimenticarsi di questo aspetto quando ci si concentra sull’corretto utilizzo della grammatica inglese e della pronuncia. Quando conducete un incontro in inglese, ricordatevi che siete esseri umani: mostrate la vostra personalità e cercate di essere il più naturali possibile nel fare conversazione.

2. Il linguaggio del corpo è internazionale

Non ci sono barriere linguistiche quando si tratta del linguaggio del corpo. Quando si parla una lingua diversa dalla propria, il linguaggio del vostro corpo può essere diverso senza che ve ne rendiate conto. Fate uno sforzo prima della riunione e cercate di capire cosa comunica il vostro corpo quando parlate in inglese. Questo vi aiuterà a comprendere se comunicate tensione, stress oppure apertura e propensione alla collaborazione.

3. Imparate il linguaggio richiesto dal vostro ruolo

Potrete anche essere esperti di business nella vostra lingua madre, ma come la mettiamo con l’inglese? Se siete esperti di business, è essenziale sviluppare le vostre competenze di business English, ossia la lingua funzionale e la terminologia del settore, per ottenere prestazioni ottimali durante le riunioni di lavoro in inglese.

Ecco un elenco del linguaggio funzionale essenziale per la comunicazione aziendale:

  • Capacità di effetturare introduzioni e aperture di riunioni, incontri, etc.
  • Capacità di definire gli obiettivi della riunione e introdurre l’ordine del giorno
  • Capacita di spiegare in maniera concisa, chiedere chiarimenti e ripetizione di punti
  • Capacità di condivisione e richiedere opinioni
  • Capacità di concordare e non concordare con i punti sollevati
  • Capacità di negoziare e trattare
  • Capacità di riassumere la riunione, chiudere l’incontro e assegnare i compiti

4. Pianificare, praticare e ripetere

Siate ben preparati a ridurre al minimo le possibilità di errore. Dopo aver trovato le frasi e i vocaboli necessari per la vostra riunione di lavoro in inglese, prendetene nota prima del vostro incontro. Prima della riunione dovrete fare pratica e, se vi sentite a vostro agio, potrete registrarvi e cercare di migliorarvi. Ripetete l’intero processo fino a quando ciò che dovete dire non vi riesce naturalmente. Dovete anche ricordare che non è necessario che sia impeccabile – gli errori accadono anche quando parla la propria lingua madre.

5. Prevenite le potenziali domande

Il passo successivo è quello di preparare una lista di domande che i partecipanti alla riunione potrebbero porre e di questioni che potrebbero essere discusse. Scrivete un copione di come risponderete. Questo sarà utile quando sarà necessario “improvvisare” le risposte nelle riunioni.

Riunioni di lavoro in inglese

Anche se non siete sotto i riflettori di un palcoscenico, durante le riunioni la pressione si fa sentire! Perchè? Si prendono decisioni importanti, quindi la comprensione di ciò che viene detto è essenziale per tutti i partecipanti. Sapere quando e come partecipare ad una riunione di lavoro in inglese, è essenziale.

Ecco alcune cose da tenere a mente:

1. Esercita l’ascolto

Come partecipante ad una riunione di lavoro in inglese, la maggior parte del vostro tempo sarà dedicato all’ascolto e alla comprensione. Dal punto di vista delle competenze, ciò richiede un livello generale di inglese elevato con particolare attenzione alle capacità di ascolto. È necessaria una solida gamma di vocaboli e di terminologia industriale. Trascorrete del tempo ascoltando gli audiolibri e guardando i discorsi del TED relativi alla vostra area di lavoro. Anche l’ascolto casuale di musica e i film vi saranno d’aiuto.

2. Sii abile a prendere appunti

Una delle competenze passive che impariamo all’Università è l’arte di prendere appunti. Cercare di stare al passo con le lezioni e ogni piccola cosa che dicono i professori apre la strada agli incontri di lavoro. Sicuramente potete farlo nella vostra prima lingua, ma che dire dell’inglese? Siete altrettanto bravi? Di solito questa è un’abilità meno sviluppata per la maggior parte delle persone che parlano una seconda lingua. Non c’è niente di cui preoccuparsi, basta esercitarsi! Combinate questo con l’attività di cui sopra per ottenere risultati migliori.

3. Imparate i vocaboli e i linguaggi di cui non potete fare a meno

Pensate a tutto ciò che è richiesto durante un regolare incontro di lavoro e assicuratevi di conoscere il modo appropriato e accurato di interagire in inglese. Ecco una serie di punti dove vi consigliamo di essercitarvi prima delle vostre riunioni di lavoro in inglese:

  • Presentare se stessi e il proprio background
  • Essere in grado di esprimere accordo e disaccordo
  • Dare opinioni e spiegare le ragioni
  • Dichiarare i fatti e fornire le motivazioni
  • Costruire un argomento
  • Rispondere alle argomentazioni
  • Fare brainstorming e suggerimenti
  • Fare domande e chiarire

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